Aanvanklik was die sperdatum vir die registrasie van Inligtingtingsbeamptes 30 Junie 2021. Die Inligtingsreguleerder het ‘n aanlyn portaal ontwerp waarop hierdie registrasies gedoen kan word.
Sedert die aanvang van registrasies is die portaal egter ontoereikend deurdat die portaal waarskynlik nie die volume van aansoeke kon hanteer nie. Die portaal was en is steeds deurgaans af en kan registrasies nie aanlyn gedoen word nie. Die portaal het ook nie die registrasie van een individu as ‘n Inligtingsbeampte op meer as een entiteit toegelaat nie.
Die Inligtingsreguleerder het in ‘n mediaverklaring bevestig dat die spertyd van 30 Junie vir die registrasie van Inligtingsbeamptes onbepaald uitgestel word, weens die probleme wat met die registrasie van Inligtingsbeamptes deur die publiek ondervind is. Die Inligtingsreguleerder het ook bevestig dat geen aanspreeklikheid of afdwingingsaksies sal vloei uit enige laat registrasies van Inligtingsbeamptes nie. Die Reguleerder het aangedui dat hulle in proses is om die registrasieportaal te hersien en reg te stel en sal die Reguleerder in ‘n amptelike verklaring aankondig wanneer die portaal reg is en verdere registrasies aanlyn kan voortgaan. Na alle waarskynlikheid sal die Reguleerder dan weer ‘n nuwe spertyd aankondig vir die registrasie van Inligtiningsbeamptes.
Inligtingsbeamptes kan ook geregistreer word deur die Registrasievorms vir die aanstelling vir Inligtingsbeamptes per e-pos in te dien by die Reguleerder. Ons is egter bewus daarvan dat die Reguleerder waarskynlik nie oor die kapasiteit beskik om die volume van aansoeke per e-pos ontvang te prosesseer nie. Indiening per e pos dien egter as bewys dat die nodige stappe gevolg is vir die registrasie van ‘n Inligtintingsbeampte, maar sal die registrasies na alle waarskynlikhied op die portaal herhaal moet word, sodra die portaal weer na behore funksioneer.
Die onbepaalde uitstel van die spertyd van die registrasie van Inligtingtingsbeamptes beteken egter nie dat voldoening aan die Wet ook uitgestel word nie. Die Reguleerder het bevestig dat die publiek ‘n jaar gehad het om die nodige stappe te neem om aan die POPI Wet te voldoen en is die voldoeningsdatum van 1 Julie 2021 as die sperdatum vir die voldoening aan die Wet steeds effektief in plek.
Die Reguleerder het ook aangekondig dat aansoeke vir vooraftoestemming wat aan die Reguleerder gedoen moet word in terme van art 57, onderhewig aan art 58(2) van die POPI Wet, uitgestel is tot 1 Februarie 2022.
In baie gevalle het die publiek hierdie kennisgewing misinterpreteer en aanvaar dat die voldoeningspertyd vir POPI uitgestel is na Februarie volgende jaar. Dit is egter nie die geval nie. Daar is slegs uitstel verleen ten opsigte van aansoeke vir vooraftoestemming in terme van art 57 en 58 van die Wet, na Februarie volgende jaar. Die balans van die bepalings van die Wet is effektief in plek op 1 Julie 2021 en is alle individue en entiteite wat in terme van die Wet verplig is om daaraan te voldoen, dan verplig tot voldoening aan die Wet, effektief 1 Julie 2021.
Die Inligtingsreguleerder het ook die toepassing en administrasie van PAIA (Promotion of Access to Information Act) oorgeneem van die Menseregtekommissie, effektief 30 Junie 2021. Enige navrae of klagtes ten opsigte van PAIA moet dus voortaan direk aan die Inligtingsreguleerder gerig word.
Verder is aangekondig dat alle PAIA Gidse aangepas moet word om voorsiening te maak vir die bepalings van die POPI Wet. Sekere privaat entiteite was vantevore uitgesluit van die vereiste om ‘n PAIA Gids te hou. Hierdie vrystelling is verleng tot 31 Desember 2021, om sodanige private entiteite in staat te stel om hul PAIA Gidse in plek te kry. Daar sal dan vanaf 2022 van alle private en publieke entiteite verwag word om ‘n PAIA Gids te hou wat beskikbaar sal wees op die webblad van die entiteit (indien van toepassing) en by die hoofkantoor van die entiteit.
Die onderskeie mediaverklarings uitgereik deur die Inligtingsreguleerder is beskikbaar deur op die onderstaande skakel te kliek.
https://www.justice.gov.za/inforeg/media.html
Indien daar steeds onsekerheid by u bestaan of u aan die POPI Wet moet voldoen, of onseker is watter stappe u moet neem om aan die Wet te voldoen, of enige ander navrae het wat verband hou met POPIA of PAIA, kontak ons gerus: Adv Lorraine Oosthuysen – lorraine@fhbc.co.za