Deel van die diens wat FHBC aan kliënte lewer, is die sertifisering van afskrifte, asook die afneem en bevestiging van beëdigde verklarings, en word die wyse waarop hierdie aksies uitgevoer moet word, streng deur wetgewing voorgeskryf.
Die sertifisering van afskrifte en die afneem en bevestiging van beëdigde verklarings mag slegs deur persone gedoen word wat of deur die Department van Justisie as sulks skriftelik aangestel is, of deur persone wat as Kommissarisse van Ede aangestel word ex officio, uit hoofde van die beroepsregistrasies en kwalifiserende ampte wat hulle beklee. Persone wat ex officio as ‘n Kommissaris van Ede mag optree, word by wyse van regulasie voorgeskryf.
Hierdie statutêr verleende magte om afskrifte te mag sertifiseer as ware afskrifte van die oorspronklike dokumente, of om beëdigde verklarings te mag afneem, moet oordeelkundig aangewend word en streng in lyn met statutêre vereistes geskied.
Die Wet vereis dat waar ‘n dokument gesertifiseer word as ‘n ware afskrif van die oorspronklike, die Kommissaris van Ede die oorspronklike dokument met die afskrif en besonderhede daarin vervat moet vergelyk en homself vergewis van die feit dat die dokumente werklik in alle opsigte identies is. Dit spreek vanself dat ‘n afskrif van ‘n dokument nie gesertifiseer kan word as ‘n ware afskrif van ‘n oorspronklike dokument, in omstandighede waar die oorspronklike dokument nie beskikbaar is om die twee dokumente met mekaar te vergelyk nie. Dit is ‘n tydsame proses selfs waar slegs ID Dokumente gesertifiseer word, en meer so in die geval waar ‘n kliënt bystand versoek om byvoorbeeld ‘n pak tenderdokumente te beëdig.
Streng reëls geld ook ten opsigte van die afneem en bevestiging van beëdigde verklarings. ‘n Beëdigde verklaring wat in ons kantoor opgestel is, kan nie deur ‘n Kommissaris van Ede in ons kantoor bevestig word nie. Dit moet dan na ‘n onafhanklike Kommissaris van Ede verwys word vir die afneem van die eed, bevestiging en ondertekening.
Nie-nakoming van die voorgeskrewe wetgewing kan verreikende gevolge inhou vir die Kommissaris van Ede wat wetsvereistes oortree en stel so sy / haar professionele beroep en beroepsregistrasie in gevaar en stel hom- of haarself bloot aan potensiële kriminele vervolging en/of siviele aksies.
Dit is vir ons belangrik dat ons kliënte bewus is van die agtergrond waarteen hierdie diens tot u beskikking is en ag sal slaan op die nakoming daarvan. Wanneer u ons nader met ‘n versoek om dokumentasie te sertifiseer, word u versoek om te alle tye die oorspronklike dokumente saam met die afskrifte voor te lê vir ondersoek, waarna ons dan wel in ‘n posisie sal wees om afskrifte van dokumente te sertifiseer. Let ook daarop dat ‘n gesertifiseerde dokument geldig is vir slegs 3 maande na sertifisering daarvan en noodwendig sal die proses van tyd tot tyd herhaal moet word wanneer gesertifiseerde dokumente deurlopend benodig mag word.
Waar u bystand benodig met die sertifisering van ‘n groot hoeveelheid dokumentasie, skakel asseblief ons kantoor vooraf en maak ‘n afspraak sodat een van ons Kommissarisse u tydig hiermee kan bystaan.
Sou u beplan om op vakansie te gaan of na die buiteland te reis, kan u versoek dat relevante dokumentasie wat benodig mag word vir sekere transaksies of aansoeke in u afwesigheid, voor u vertrek reeds gesertifiseer en op rekord gehou word.
Enige navrae in die verband kan gerig word aan lorraine@fhbc.co.za.